7 Tips voor agendabeheer: efficiënt werken

tips voor agendabeheer

7 Tips voor agendabeheer: efficiënt werken

Voor ondernemers is een overvolle agenda geen onbekende uitdaging. Efficiënt werken lukt dan vaak niet: je ziet door de bomen het bos niet meer. Hoe breng je structuur aan in je planning? Wij geven 7 tips voor agendabeheer, die jij meteen kunt toepassen.

Tijdsblokken inzetten voor efficiënt agendabeheer

‘Time blocking’ is een agendabeheer techniek waarbij je je werkdag verdeelt in blokken. Van 09:00 tot 10:00 beantwoord je e-mails, van 10:00 tot 11:00 heb je een meeting, van 11:00 tot 13:00 doe je administratie, enzovoort.

Door je taken een begin- en eindtijd te geven, ga je meer gefocust te werk en voorkom je een ongestructureerde werkdag. Je behandelt elk tijdsblok met eigen taken, zoals je een meeting met anderen zou benaderen: je moet op de starttijd beginnen, op de eindtijd stoppen en de taak verplaatsen kan niet zomaar. Elke taak is een werkafspraak met jezelf.

Onderstaande afbeelding van Todoist geeft duidelijk weer hoe je met tijdsblokken je agendabeheer efficiënter inricht.

Todist timeblocking

Zoals je in de afbeelding ziet, horen ook taken als e-mails en pauzes bij de tijdsblokken. Want hoe vaak heb je al meegemaakt dat je ‘even’ wat e-mails gaat beantwoorden en hier uiteindelijk urenlang mee bezig bent? Ook pauzes, ontspanning, voldoende slaap en tijd effectief inzetten (dus niet teveel werken) zijn essentieel voor je productiviteit. In ons blog over vrij nemen zonder schuldgevoel ontdek je waarom ontspannen zo belangrijk is.

Efficiënt werken door tijdschrijven

Een handige tip voor agendabeheer die aansluit op de tijdsblokken, is het bijhouden van je uren. Heb je in het tijdsblok twee uur ingepland voor een taak waar je uiteindelijk anderhalf uur aan besteed hebt? Verander dit dan in je agenda. Zo maak je het  ‘je latere zelf’ makkelijker om in te schatten hoeveel tijd je moet inplannen voor eenzelfde taak in de toekomst. En valt het weer mee op het moment zelf omdat je ‘tijd over hebt’ voor andere zaken. 

Extra ruimte meerekenen in je agendabeheer

Plan niet al je taken en afspraken strak op elkaar, geef jezelf wat ruimte. Juist de kleine momenten tussen taken kunnen je planning omgooien en efficiënt agendabeheer moeilijk maken, zoals bij de volgende situaties:

Opvolgtaken uit meetings

Zorg dat je de tijd hebt om deze actiepunten vlak na de meeting uit te voeren of in te plannen, zodat je niet in de knoop komt met je agendabeheer.

Reistijd tussen afspraken

Plan deze bij je afspraak in, zodat je niet in de auto al achterloopt op je planning.

Ruimte voor uitloop

Sommige meetings duren langer dan gepland. Zorg daarom dat je altijd een kwartiertje speling meerekent in je agendabeheer. Eindigt de meeting eerder? Dan kun je je volgende taak eerder starten of een welverdiende pauze nemen. Dat is toch fijner dan achterlopen op een krappe planning.

‘Tussendoortjes’

Werk je met collega’s? Dan zul je elke dag wel met een paar ‘tussendoortjes’ te maken krijgen. Dit zijn de taken die even tussendoor komen: je collega heeft iemand aan de telefoon gehad die je moet terugbellen of iemand vraagt om feedback op een project. Houd hier rekening mee in je agendabeheer.

Afleiding

We zijn allemaal menselijk en mensen kunnen nu eenmaal niet zo lang hun aandacht bij één taak houden. Dit is niet erg, zolang je de afleiding ook in je agendabeheer betrekt. Voeg een extra 10 minuten aan je taak toe, zodat een WhatsAppje beantwoorden of social media pauze geen onnodige vertraging veroorzaken.

Plan taken in op prioriteit

Bepaal welke taken het meest urgent en belangrijk zijn en plan deze als eerst in. De taken met minder prioriteit komen later. Heb je moeite met time-management omdat je het idee hebt dat al jouw taken urgent of belangrijk zijn? Probeer dan eens op een andere manier naar je werk te kijken. Wat heeft focus nodig en wat niet? Wat kan niet wachten en moet nu, wat kan wel wachten. Boeken als 4 hour workweek van Tom Ferris werken inspirerend en helpen bij het anders organiseren van werk. 

Ga na op welk dagdeel je het meest productief werkt

Als je in de ochtend meer gefocust bent dan de middag, is dit goed om mee te nemen in je agendabeheer. De taken die meer aandacht vergen doe je wanneer je hier de volle aandacht en energie voor hebt. Andere taken die minder focus vereisen, doe je op het moment dat je minder productief bent.

Ook de lengte van je taken inschatten is gekoppeld aan het dagdeel. Doe je een intensieve taak op een onproductief moment? Dan zal deze veel langer duren dan op een moment dat je volledig gefocust bent.

Plan een start- en eindritueel in je agendabeheer

Plan aan het eind van elke werkdag een half uur in voor je eindritueel. Dit houdt simpelweg in dat je aan het eind van de dag de tijd neemt om te evalueren wat je vandaag gedaan hebt. Zijn al je taken voltooid, of moet je iets naar morgen verschuiven? Zijn er nieuwe taken bijgekomen? Welke taken hebben prioriteit voor morgen, of volgende week?

Om je agendabeheer zo efficiënt mogelijk te houden, kun je nieuwe taken het beste meteen inplannen voor de juiste dag en tijd. Toch is het handig om aan het eind van de dag te dubbelchecken of dat echt de juiste planning is.

Om te voorkomen dat je teveel gaat overwerken, kun je ook privé afspraken als tijdsblokken inplannen. Door hobby’s, sporten en sociale momenten in je agendabeheer mee te nemen als afspraak, zul je ze minder snel afzeggen of verplaatsen.

Ook het thuiswerken in combinatie met productiviteit kan uitdagend zijn, omdat je minder pauzes inlast, weinig mensen ziet en maar doorgaat met werken. Lees in dit blog onze tips over thuiswerken en hoe je dit leuk blijft houden.

Virtuele Assistent inhuren voor agendabeheer

Ervaar je ondanks deze tips voor agendabeheer toch veel uitdagingen in efficiënt werken en plannen? Een Virtuele Assistent (VA) inhuren kan de oplossing zijn. Deze secretariële alleskunner zorgt dat jouw agenda altijd op orde is en helpt je herinneren aan afspraken. Neem gerust contact op voor meer informatie!