Digitaal samenwerken met een Virtuele Assistent

digitaal samenwerken

Digitaal samenwerken met een Virtuele Assistent

Is het lastig digitaal samenwerken met een VA, of is de samenwerking vergelijkbaar als met een ‘normale secretaresse’? In deze blog gaan we hier dieper op in en geven we handige tips om “digi snel” en goed, samen te werken met je personal assistent op afstand!

Wat je aan een “gewone secretaresse” overlaat kun je gerust ook aan een Virtuele Assistent overlaten. Het enige verschil is dat de persoon niet fysiek bij je in de buurt is. Het overdragen van werk gebeurt digitaal en afstemming telefonisch, via conference meetings of andere kanalen zoals Whatsapp of Slack. Net wat jij het handigste vindt. 

De digitale beschikbaarheid van informatie vormt de basis voor de persoonlijke assistent op afstand  om zijn of haar werk goed te kunnen doen. Denk hierbij aan het doorschakelen van de telefoon, het delen van documenten, de agenda beheren, het beantwoorden van mails of chats, het boekhoudsysteem, CRM systeem of toegang tot de WordPress website. Alle digitale tools moeten op afstand benaderbaar en bestuurbaar zijn waardoor het werk goed gedaan kan worden.

Slimme tools om Digitaal samen te werken 

Er zijn veel verschillende online tools om slim met je Virtuele Assistent samen te werken. Afhankelijk van de systemen waar je mee werkt en welke tools je prettig vindt, maak je hier een keuze in. Belangrijkste is dat je kiest wat het beste voor jou werkt:

  1. Deel je scherm om op afstand te overleggen. Bijvoorbeeld om CRM uit te leggen, mappenstructuur te laten zien of werkinstructies te bespreken. Dit kan eenvoudig via Skype, Google Hangouts, Slack of Teamviewer.
  2. Mocht je een conference call willen opstarten met meerdere collega’s en je persoonlijke assistent, dan kan dat ook eenvoudig telefonisch op je mobiel. Door de ‘voeg toe’ knop op je mobiel kun je maximaal 5 personen toevoegen.
  3. Maak een centraal digitaal archief. Zorg ervoor dat al je bedrijfsdocumenten online in de cloud beschikbaar en toegankelijk zijn voor jou en je VA. Dit werkt gemakkelijk met Google Docs of Slack. Als je assistent gaat werken met privacy gevoelige informatie, stel dan een AVG contract op zodat informatiebeveiliging goed geborgd is.
  4. Snel een antwoord van je VA? Whatsapp en chat zijn ideale middelen om snel te communiceren.

Wil je meer weten hoe je succesvol met je Virtueel Assistent samenwerkt? Vul je contactgegevens in en ontvang de Whitepaper in je mailbox!