Help ik heb een Virtuele Assistent, wat nu?

Help ik heb een Virtuele Assistent, wat nu?

Je hebt besloten om een Virtuele Assistent in te huren die allerhande taken voor je gaat doen. Nou ja ‘Virtuele Assistent’, die benaming klopt natuurlijk niet, want de dame (of heer) die voor je aan de slag gaat is gewoon een persoon van vlees en bloed, alleen werkt ze aan de andere kant van de wereld of juist dichtbij huis vanuit Nederland. Wellicht heb je al wat Gegoogeld op ‘hoe samenwerken met een VA’. Hoe pak je dit nou aan, een succesvolle samenwerking op afstand? Wat zijn aandachtspunten en tips?

Overal ter wereld de laptop open klappen – Het Nieuwe Werken

Als je overal ter wereld je laptop open kunt klappen om de werkdag te beginnen, dan geeft dat een gevoel van vrijheid. Je kunt communiceren via Skype, Google Hangouts inplannen en documenten delen via Googledocs. Het maakt niet uit waar je werkt en je hoeft geen medewerkers in dienst te nemen om toch met elkaar samen te werken. Dit scheelt aanzienlijk in kosten.

Het principe van de Virtual Assistent, kwam op gang in de jaren 90. Voor 2 à 3 dollar per uur was het mogelijk om een VA uit de Philipijnen in te huren. Virtual Assistant bedrijven zoals Asksunday waren er al vroeg bij. Ze speelden in op de trend van het overal kunnen werken met een Virtuele Assistent die 24/7 bereikbaar is. VA’s uit de Philipijnen spreken echter geen Nederlands, wat wel nodig is voor veel Nederlandse ondernemers. De laatste jaren zijn er meer Virtuele Assistent diensten in Nederland bij gekomen, zoals Vazz, Monneypenny en diverse eenpitters. De trend van het efficiënt inzetten van personeel is overgewaaid vanuit Amerika naar Europa. De Virtuele Assistenten zijn ervaren en goed opgeleid. Ze nemen de telefoon aan als je niet aanwezig bent, of pakken allerhande administratieve klussen op. Ideaal toch?

VAZZ Tips samenwerken met een VA

Wanneer taken opstapelen en er daardoor minder tijd is voor de zaken die er echt toe doen, zoals aandacht voor klanten en meer omzet scoren, biedt een VA de oplossing. Wat zijn aandachtspunten en tips?

1 Neem de tijd voor je Virtuele Assistent
Net als een nieuwe medewerker die je aanneemt op kantoor, moet je jouw VA ook inwerken. De veronderstelling dat je taken zomaar over de schutting kunt ‘gooien’ en dat het dan ook allemaal goed gaat, gaat hier niet op. Investeer tijd in je VA en leer elkaar kennen. Je gaat snel de voordelen ervaren; je assistent weet precies wat ze voor je moet doen en kan snel aan het werk, waardoor jij meer tijd overhoudt.

2 Documenten met elkaar delen
Creëer een gedeeld platform waarmee je documenten, instructies en planningen met elkaar deelt. Een samenwerkingsplatform. Dit kan bv.Googledriveof Dropbox

3 Het belang van werkinstructies
Maak heldere werkinstructies en bespreek deze met je VA. Verwacht niet dat ze het met een half woord al snapt. Iedere klant wil taken weer op een andere manier uitgewerkt hebben. Probeer stap voor stap uit te leggen wat je bedoelt. Wat ook goed werkt, is het maken van een instructievideo. Deel deze instructie via YouTube en stel het zo in dat alleen je VA de video kan openen. Voorbeelden van programma’s voor het maken van instructievideos zijn Snagiten Jing.

4 Repeterende taken ideaal voor een VA
Terugkomende taken, zijn ideaal om over te laten aan een VA. Dit zijn vaak taken waar veel tijd in gaat zitten en toch moeten gebeuren. Zoals e-mails doornemen en beantwoorden, boekhouding doen, telefoon aannemen, uitzoekwerk op het internet of het compleet maken van lijsten.

5 Plan realistisch
Je Virtuele Assistent is voor meerdere klanten beschikbaar en verdeelt haar tijd zo dat alles binnen de afgestemde uren per maand goed verloopt. Het is lastig samenwerken als je spoedklussen hebt die per direct af moeten en verwacht dat je VA deze spoedklussen direct oppakt. Plan daarom realistisch met je assistente en laat weten wat er aan gaat komen. Als er tussendoor wat belangrijks moet gebeuren, bespreek dit tijdig. Hiermee voorkom je ongenoegen.Taken die niet perse nu moeten gebeuren, zijn gunstig om uit te besteden. Je VA neemt het werk mee in haar weekplanning en communiceert over de voortgang.

6 Is dat wat je haar geleerd hebt, goed overgekomen?
Help je VA op weg bij nieuwe taken, door haar een indicatie te geven hoeveel tijd je verwacht dat ze kwijt is. Hierdoor geef je haar houvast, wat prettig werkt. Check bijvoorbeeld na een uur werken even bij haar hoe het tot nu toe gaat. Hierdoor zie je of dat wat je haar geleerd hebt, goed over is gekomen.

7 Hoe communiceren
Maak van te voren afspraken over hoe vaak je overlegt en op welke manier je contact hebt. Vaak gebeurt dit per e-mail, of via andere kanalen zoals Googlehangout, Skype of Whatsapp. Omdat je assistente ook vaste taken bij andere klanten heeft, kan het voorkomen dat ze niet direct reageert als er tussendoor een vraag voor haar is. Wees tijdens de inwerkperiode online bereikbaar voor je assistente zodat je haar kunt assisteren bij vragen.

8 Vertrouwen is de basis
Investeer in een relatie op basis van vertrouwen. Ga niet micro-managen. Controleer niet continue en bel niet ieder uur. Daar heb je het veel te druk voor, daarom heb je juist een VA ingehuurd. Laat zien dat je elkaar vertrouwt, dat geeft een mooie basis voor een respectvolle en gelijkwaardige businessrelatie.

Heb jij ervaring met het samenwerken met Virtuele Assistentes? Wat zijn jouw tips? Laat het ons weten en reageer!