Loonadministratie uitbesteden aan een virtuele assistent

loonadministratie uitbesteden Virtuele Assistent

Loonadministratie uitbesteden aan een virtuele assistent

Het uitvoeren van administratieve werkzaamheden is bij elk bedrijf een vereiste. Hoewel dit bij veel ondernemers van tevoren bekend is, is dit niet waar jij al je tijd aan wilt besteden. Je bent jouw bedrijf immers gestart uit een bepaalde passie, en waarschijnlijk niet voor administratie. Kom jij niet meer aan je kernactiviteiten toe doordat je ondergesneeuwd wordt door salarisadministratie? Dit blog legt je uit hoe het uitbesteden van deze taken jou weer aan je passie laat toekomen.

Onkostenvergoedingen laten verwerken

Sinds 2015 ben je als werkgever verplicht om van de werkkostenregeling (WKR) gebruik te maken: hierdoor mag een percentage van de fiscale loonsom worden besteed aan personeelsvergoedingen. Dit zijn de kosten voor bedrijfsuitjes, kerstpakketten, et cetera. Door het berekenen van WKR ruimte over te laten aan een virtuele assistent (VA), kun je er zeker van zijn dat dit efficiënt en goed wordt gedaan. Geen zorgen meer over het eventueel overschrijden van de vrije ruimte, of over de vergoedingen waaraan deze vrije ruimte wel en niet besteed mag worden.

Loonaangifte uitbesteden

Aangiftes indienen, aanslagen controleren en bezwaarschriften opstellen: jouw persoonlijke virtual assistant pakt dit graag op. Zo verloopt de loonaangifte van jouw bedrijf zo soepel mogelijk, en ontvangen al je werknemers op tijd hun correcte loon. 

Loonheffingsnummer laten aanvragen

Sinds 1 januari 2019 krijg je als nieuwe werkgever niet meer automatisch een LH-nummer. Dit moet je als B.V. nu handmatig aanvragen, voordat je aangifte kunt doen voor loonheffingen. Zowel de aanvraag voor het LH-nummer, als de aangifte voor de heffingen kun je overlaten aan een virtuele assistent!

Werkgeversverklaringen opstellen

Wanneer een werknemer een lening, hypotheek of andere vorm van kredietverstrekking aanvraagt, is er vanuit de andere partij vaak de vraag naar een werkgeversverklaring. Hoewel veel instanties daar een formulier voor hebben, betekent dit niet dat deze snel is ingevuld. In een werkgeversverklaring worden namelijk alle soorten inkomsten behandeld, waardoor veel details nodig zijn. VA’s kunnen dit overnemen, en kunnen vooral snel te werk gaan wanneer andere loonadministratie  taken ook aan hen zijn uitbesteed. In dat geval heeft de VA namelijk alle informatie vaak al op een rij, en hoeft er niets extra’s te worden aangeleverd.

Bruto/netto werknemers salaris berekenen

Elke maand opnieuw opkijken tegen het berekenen van bruto en netto salarissen van je personeel, behoort dankzij virtuele assistenten tot het verleden: VA’s zorgen ervoor dat het salaris van jouw werknemers elke maand moeiteloos wordt berekend.

Management informatie voor rapportages uitbesteden

Voor maandrapportages van je bedrijf, geeft managementinformatie vaak interessante inzichten in zowel de afgelopen periode, als de toekomst. Aan de andere kant kost het soms overuren om deze informatie te verzamelen. Een virtuele assistent schiet hierin graag te hulp: zo hoef jij de informatie alleen nog te presenteren!

Loonadministratie uitbesteden bij VAZZ

Alle bovenstaande diensten vallen onder de expertise van Virtuele Assistent Zonder Zorgen (VAZZ). Onze VA’s zijn getraind in deze werkzaamheden en hebben een HBO opleiding vaak met business administration achtergrond. VAZZ heeft ervaring in verschillende braches zoals: installatietechniek, medische zorg, uiterlijke verzorging, transport, holdings, werving- & selectie, kinderopvang en meer. 

Urenadministratie voorbeeld Klantcase

VAZZ verzorgt voor Waddenvacatures de urenadministratie en helpt ook bij het opmaken van contracten en op orde brengen van documentatie van kandidaten. Verder is er telefonisch- of mailcontact met kandidaten en opdrachtgevers. Systemen waarmee gewerkt wordt zijn o.a. Carerix en Pay4me. Waddenvacatures bemiddelt starters en professionals voor zowel tijdelijke als vaste banen, op basis van uitzenden en werving & selectie. Waddenvacatures houdt zich verder ook bezig met de payrolling van medewerkers.

Samenwerken met een Virtuele Assistent 

Hoe start je de samenwerking op met een online assistent en hoe verloopt de samenwerking? Waar moet je zoal aan denken? Een goede voorbereiding is hierbij het halve werk. Zorg dat je je werkprocessen helder in kaart hebt en een werkinstructie hebt gemaakt, dit kan op papier zijn of via een schermopname.

Tijdens een kickoff maak je kennis met je VA en bespreken we de taken. Wat moet de Virtuele Assistent allemaal doen en wat is er qua voorbereiding nodig? Zoals welke systemen en applicaties moet toegang tot gegeven worden, hoe zit het met email, logins, etc etc. Als dit in kaart is, zorgen wij ervoor dat de toegang wordt ingeregeld. We spreken af hoe we met elkaar communiceren en wat de voorkeur heeft, denk aan Slack, Whatsapp, of email. Alles is mogelijk. Daarna volgt de inwerkperiode waar we in het begin wat intensiever met elkaar samenwerken omdat de VA de taken moet leren, en met behulp van jouw feedback, steeds sneller en zonder vragen gaat werken. Je zult merken dat er steeds minder overleg nodig is, dan in het begin. Na verloop van tijd zijn er nog afstem en evaluatie momenten om zo de belangrijkste zaken met elkaar te overleggen. Meer tips over samenwerken met een virtuele assistent? Lees hier onze blog, of download onze whitepaper.

Benieuwd wat we voor jouw bedrijf kunnen doen? Bekijk onze webpagina’s voor de tarieven van salarisadministratie uitbesteden, en klantcases van soortgelijke bedrijven.