Productiviteit verhogen met deze tips

Productiviteit tips slimmer werken

Productiviteit verhogen met deze tips

Als ondernemer wil je de productiviteit verhogen van je onderneming – van de bedrijfsprocessen en van jouw team. Hoe meer de onderneming groeit, des te meer taken er uitgevoerd moeten worden. Waar moet je op letten bij de groei van de organisatie en wat draagt bij aan productiviteitverbetering? 

Begin met doelen stellen 

 

Bij productiviteit gaat het om doelen stellen. Doelmatig werken, doelbewust zijn, gefocust en ook nog doeltreffend zijn. Redenen waarom ondernemingen aan de slag gaan met productiviteit:

  • Meer doen in minder tijd, door bijvoorbeeld het optimaliseren of automatiseren van processen
  • Kostenbesparing willen realiseren door productiever te werken
  • Herstructurering van taken door de juiste persoon op de juiste plek of outsourcing van specifieke taken
  • Productiviteit van teams verbeteren, door slimmer samen te werken met succesvolle resultaten

 

Het meten van productiviteit

 

Start na het bepalen van het doel, met het inzichtelijk maken van een meetmethode voor productiviteit. Een belangrijke stap in het proces, want zonder meetbare elementen is het niet goed mogelijk om productiviteit in beeld te krijgen. Het werkt prettig en motiverend als je team weet hoe productiviteit wordt gemeten en wat zij gezamenlijk goed of juist beter moeten doen.

Voorbeelden om productiviteit te meten zijn:

  • Maak het proces inzichtelijk d.m.v. de Lean methodiek: per processtap kom je er zo achter hoeveel tijd iedere activiteit duurt en welke verspillingen er zijn gedurende het proces. Deze verspillingen (zoals wachttijd, overprocessing, verspilling van onbenut talent) binnen de Lean methodiek elimineren is al een eerste stap in efficiency.
  • Het verbeteren van productiviteit begint door goed luisteren naar je team. Wat belemmert hen om het werk goed, snel en succesvol te doen? Zijn er eenduidige werkinstructies aanwezig. Wat zorgt voor oponthoud. Wat zou veel sneller kunnen, met welke tools of IT automatisering? Waarom is het ene team juist succesvol en het andere niet? Deze input is essentieel voor de start van het maken van een verbeterplan met belangrijke eik- en meetpunten.
  • Vraag experts die je kunnen informeren over slimmer werken: denk aan chatbots, RPA, processen automatiseren of het inhuren van specifieke kennis bij externe leveranciers. Ze kunnen berekenen hoeveel procesefficiency je wint door automatisering. Dit is al snel 20 – 30% op je totale workload.

 

Nadat de juiste doelen zijn gesteld, meetmethodes zijn ingeregeld en medewerkers zijn meegenomen in het proces, kan de procesoptimalisatie van start! Dit is een ongoing proces met ups- en downs en vooral leuk om te doen. Je collega’s gaan zien dat de verbeteringen werken, het team komt  in een goede workflow met meer omzetrealisatie en succes.

Persoonlijke tips die helpen bij verhogen productiviteit 

 

Waar kun je zelf vandaag nog aan beginnen om productiever te worden? Zodat je niet nog harder of langer gaat werken maar efficiënter. We hebben een aantal tips voor je op een rij gezet.

1. Werk niet langer of meer, maar werk slimmer

Het is een illusie om te denken dat als je 60 uur per week werkt je dan meer bereikt dan als je 30 of 40 uur werkt. Als je merkt dat de uren zich opstapelen en dit wekelijks doorgaat, is het belangrijk om tijdig aan de bel te trekken. Wordt het dan niet tijd om minder hard te werken en juist slimmer te werken. Bijvoorbeeld door het uitbesteden van taken, of het beter organiseren van werkprocessen. Sommige bedrijven stimuleren werknemers steeds meer om in plaats van 5 dagen 4 dagen te werken. Ze geloven dat je net zo productief bent in 4 dagen dan 5 dagen (minder stress en betere werk-prive balans) en keren hetzelfde salaris uit bij 4 dagen werken ipv 5. Lees meer hierover in deze blog: 4 daagse werkweek voor hetzelfde salaris mythe of realiteit.

2. Neem voldoende pauze en beweging gedurende de dag

Beweging zorgt voor een bepaalde flow en gemoedsrust in je hersenen. De creatiefste ideeën ontstaan als je met iets totaal anders bezig bent of tijdens momenten van ontspanning. Tijdens een goed gesprek met een vriend, een lange strandwandeling of een bewuste break.

3. Delegeer!

Je hoeft niet alles zelf te doen. Je bent ook gelukkig niet in alles de beste. Als je agenda overvol is en je steeds vaker bezig bent met taken waar je niet blij van wordt en niet tot de kern van zaken toe komt, delegeer deze dan!

4. Slaap genoeg en eet gezond

Misschien voor de handliggend, maar je zult verbazen hoeveel mensen te weinig rust nemen en daardoor slechter functioneren. Als je te weinig slaapt kan dit gevolgen hebben voor je creativiteit (dit wordt een stuk minder), je emoties (sneller geïrriteerd of chagrijnig zijn) en fysieke ongemakken (meer eetbuien, huidproblemen zoals acne etc). Naast genoeg slapen is draagt gezonde voeding ook tot een verbeterde productiviteit. Te veel suikers en ongezonde vetten zorgen niet alleen voor verslechterde algehele gezondheid, ze beïnvloeden ook je fitheid en energieniveau. Je zult verbaast staan wat genoeg drinken en geen toegevoegde suiker inname op een dag doet met je energieniveau. Gezonde voeding versterkt immers het immuunsysteem en houdt het brein gezond!

5. Maak gebruik van handige tools

Werk slimmer en effectiever door handig tools. Dit kost even wat uitzoek werkt, omdat er zoveel verschillende tools op de markt zijn. Voor je CRM, planning, klantcontact, robotisering, webcontent, administratie en ga zo maar door. Deze tools helpen bij het beter organiseren en optimaliseren van je werk processen. Lees in deze blog waar onze VAZZ collega’s zoal mee bekend zijn.

6. To-do-lijstjes en checklists

Time-management en prioriteiten stellen is belangrijk bij effectief werken. Dit kan de een wat beter dan de ander. De kunst is om goed inzichtelijk voor jezelf te krijgen welke prio’s voorrang krijgen en welke taken kunnen wachten. En niet het onrustige gevoel te hebben aan het einde van de dag dat hetgeen je had willen doen, niet gebeurd is. Je kunt door middel van to-do-lijstjes in kaart brengen welke taken voorrang krijgen boven andere taken, door taken te categoriseren:

  1. Urgent en belangrijk
  2. Urgent, niet belangrijk
  3. Niet urgent, wel belangrijk
  4. Niet urgent, niet belangrijk

 

Tools die helpen bij het organiseren en plannen van je werk zijn o.a. Asana, Todoist en Airtable.

 

7. Wordt geen slaaf van je mailbox

Dit is een lastige, want je wil belangrijke mails niet missen en daar waar nodig snel kunnen inspringen. Als je overspoelt wordt door emails, bestaat de kans dat je ‘slaaf van je mailbox wordt’ omdat je de dag begint met 100 mails en de dag erna weer. Het blijft maar komen. Je hebt immers ook nog wat anders te doen dan mailtjes lezen en beantwoorden. Hoe kun je hiermee omgaan? Afhankelijk wat je beste bij je past zijn er een aantal opties:

  • Check je mail niet continu, maar kies er bewust voor dat je een paar keer per dag je mails checkt
  • Filter je mailbox met prio’s en geen prio’s (in mappen). Zo ontstaat er overzicht.
  • Laat een collega of virtuele assistent de mails oppakken die je niet zelf wil oppakken
  • Begin bij jezelf en mail niet teveel als dat niet nodig is. Hierdoor ontstaat er alleen nog meer mailverkeer
  • Gooi afgehandelde mails weg, of archiveer ze en meld je af voor mailings waar je niet op zit te wachten
  • Geef iedere mail een onderwerp waar de mail over gaat, hierdoor kun je het gemakkelijk terugvinden
  • Vermijd ellenlange discussies via de mail. Dit werkt vaak niet en kan voor irritaties en juist misverstanden zorgen. Plan een meeting in en bespreek het met elkaar.

 

8. Vermijd lange files door combinatie van thuiswerken en kantoor

Hier zijn we met zijn allen het afgelopen jaar een kei in geworden. Thuiswerken. Door Corona en ook na het Corona ‘tijdperk’ zal dit waarschijnlijk nog steeds gestimuleerd worden door bedrijven. Een ideale combinatie is het op kantoor werken en thuiswerken om zo files te vermijden, meer balans tussen werk en privé en nog productiever te zijn.

9. Begin de dag met de belangrijkste taken

In de ochtend ben je fris en heb je de meeste concentratie voor complexere taken. Start daarom met de belangrijkste taken eerst. Het geeft een goed gevoel als deze zijn afgerond zodat je daarna je focus kunt verleggen op ander werk.

10. Minimaliseer afleiding tijdens belangrijke taken

Bij taken waar concentratie bij nodig is, is het niet fijn als er van alles en iedereen doorheen komt. Je wilt immers je werk goed doen en met focus. Kies er bewust voor dat je dan niet ‘gestoord wil worden’ door bijvoorbeeld je agenda te blokken voor specifieke taken zodat collega’s of neem je telefoon dan niet op als er gebeld wordt.

 Productiviteit verhogen? Laat taken over aan een Virtuele Assistent 

 

Heb je hulp nodig bij productiever werken en overweeg je een virtuele assistent die tijdrovende klussen voor je overneemt? Neem gerust contact met ons op, we bespreken graag de mogelijkheden met je.