Tips voor een goede boekhouding

Boekhouding tips van VAZZ

Tips voor een goede boekhouding

Onze beste tips voor een goede boekhouding! ? Teamleider van ons Boekhoudteam Merlien Jadi vertelt je haar tips in een notendop: van inhoud tot structuur, je vindt ze hieronder.

  1. Maandelijkse update: efficiënt en lucratief

Check elke maand even hoe je ervoor staat en verwerk bonnen en facturen direct. Het is zelfs verplicht om je facturen niet te laat te versturen. De Belastingdienst wil dat je dit uiterlijk de 15de doet in de maand nadat je een product of dienst hebt geleverd. Snel factureren is ook goed voor je cashflow. Hoe sneller het bedrag op je rekening staat, hoe sneller je weer kunt investeren in je bedrijf of ontwikkeling. Bovendien kun je grote bedragen direct opzij zetten om te sparen of beleggen. Ook zie je snel of klanten nog niet betaald hebben zodat je een herinnering kunt sturen.

  1. Werk op factuurdatum  

Voor je btw-aangifte en inkomstenbelasting gelden altijd factuurdata. Krijg je een factuur op 29 maart? Dan geldt die voor het eerste kwartaal. Ook als je hem pas op 1 april betaalt. Dit geldt ook voor facturen die je verzendt. Sla alles dus direct op met de juiste datum

  1. Meer dan bonnen en facturen

Je mag je administratie digitaal archiveren, dus een rij ordners heb je niet nodig. Let wel op dat je alles goed terug kan vinden: kasboek, bankboek, inkoop- en verkoopboek, facturen, offertes, contracten, afsprakenboek (een agenda volstaat) en de urenregistratie. Niet alles is bij elk bedrijf van toepassing, maar zorg dat je alles snel terug kan vinden. 

  1. Online scannen bonnen en facturen

Er zijn allerlei boekhoud-apps en scanners waarmee je direct als je iets koopt de bon digitaliseert. Handig, want staat de bon meteen in je administratie en heb je altijd een leesbare kopie. 

Waaruit moet je administratie bestaan?

Een goede administratie bestaat uit alle vastgelegde gegevens over je onderneming. Dit kan zowel digitaal als op papier zijn. Voorbeelden van wat de administratie kan bevatten zijn:

  • Financiële aantekeningen
  • Kassabonnen en de kasadministratie
  • Controleberekeningen
  • Ontvangen en verzonden facturen
  • Contracten, afspraken en overeenkomsten
  • Agenda’s
  • Correspondentie
  • Software en data bestanden

 

Uit je administratie moet duidelijk worden hoeveel btw je moet afdragen of kan terugkrijgen van de belastingdienst. Dit is van belang voor de btw-aangifte. Per tijdvak moeten de volgende overzichten worden bijgehouden:

  • Uitgaande facturen (bij toepassing van het factuurstelsel)
  • Inkomsten (bij toepassing van het kasstelsel)
  • Ontvangen facturen
  • Privégebruik van diensten en goederen

 

Wij zijn bekend met de volgende financiële systemen:

  • AccountView: Boekhoudsysteem (handmatig verwerken van facturen en betalingen)
  • Twinfield: online boekhoudsysteem (verwerken van bankafschriften, correctieboekingen, rapportages, ICP aangiftes etc)
  • Exact Online: online boekhoudsysteem (verwerken van bankafschriften, correctieboekingen, rapportages etc)
  • Reeleezee: online boekhoudsysteem (verwerken van bankafschriften, correctieboekingen, rapportages, ICP aangiftes etc)
  • e-Boekhouden: online boekhoudsysteem (verwerken van bankafschriften, correctieboekingen, rapportages, ICP aangiftes etc)
  • Moneybird: administratie verwerken
  • FDS (Unit4 Financial Data Suite): Software voor het samenstellen van jaarrekening, het uitvoeren van de werkprogramma
  • Unit4 AuditionJaarrekening samenstellen/Rapportage tool
  • Snelstart: Factuur en boekhoudprogramma
  • AFAS: Doen van fiscale aangiftes
  • InfineSamenstellen Jaarrekeningen en Jaarrapporten
  • Visma Severa: Urenregistratie, projectadministratie
  • Karbon: uitgaande e-mail, acties en taken gekoppeld aan een inkomende e-mail, archief van alle mailwisseling met de klant

 

Voor een overzicht van overige tooling en applicaties waar we bekend mee zijn, check deze blog.