Tools en applicaties waar onze Virtuele Assistenten mee werken

Tools en applicaties waar onze Virtuele Assistenten mee werken

Tools en applicaties waar onze Virtuele Assistenten mee werken

Op afstand samenwerken kan zeer effectief en efficiënt zijn. Als dit goed gaat merk je niet eens dat de persoon met wie je werkt, niet fysiek in de buurt is.  Het is een kwestie van de werkprocessen inzichtelijk maken en hierdoor met de juiste afstemming en tools aan de slag gaan. Klinkt simpel? Dat is het ook, al kost het natuurlijk wel tijd om dit goed voor te bereiden zodat alles straks bij de start goed verloopt. 

Onze Virtuele Assistenten werken met verschillende tools en applicaties die het samenwerken op afstand vergemakkelijken. Met onderstaande tools werken wij geregeld. Doordat wij als team ervaring hebben met diverse tools voor verschillende functionaliteiten kunnen wij ons makkelijk aanpassen aan de wensen van de klant! Lees hieronder een uitgebreid overzicht. 

Trello: handige planningstool om gezamenlijke to do’s in bij te houden

In Trello kun je taken bijhouden voor het team maar ook individueel. Trello heeft een gratis en betaalde versie en werkt heel prettig en intuïtief, waar je net zoals een Scrumboard de taken kunt verschuiven van In Progress naar Done. Daarnaast kun je Trello ook gebruiken voor uitgebreidere taken (checklisten) of werkinstructies. De tool is te gebruiken op verschillende devices. 

Todoist: al je to do’s direct op een lijstje

Via de website kun je een account aanmaken of je kunt de app downloaden op het apparaat dat je gebruikt. Daarna kun je direct aan de slag door alle taken die opkomen in je to-do lijst te zetten. Ideaal om je werk goed te organiseren. Per project maak je eenvoudig taken aan, prioriteer en deel je taken met je team. Zo kun je goed bijhouden of het project volgens planning loopt. 

Schedule it: handige tool voor Resourceplanning

Met Schedule it plan je al je resources snel en gemakkelijk, voor elke locatie en op elk apparaat met de drag and drop resourceplanning software. Door de dubbele boeking preventie garandeert Schedule it de beste geboekte planningsactiviteit. Te synchroniseren met externe kalenders van Outlook, Google Calendar en Apple ICal. 

Slack: overzichtelijke, populaire, doorzoekbare chat en communicatietool

Slack zorgt ervoor dat alle communicatie van een bedrijf op een plek samenkomt. Het is een zeer populaire tool die door veel bedrijven wordt ingezet. Het is eenvoudig om groeps- en privé gesprekken te voeren (chat), taken te verdelen en bestanden uit te wisselen. Slack werkt ook samen met tools als Dropbox, Hangouts en Twitter wat ook erg handig is. Je kunt per onderwerp een eigen ‘chat kamer’ aanmaken zodat bv. afdelingen of specifieke personen gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren. In Slack voeg je eenvoudig externen toe aan een team. 

Microsoft Teams: online chatdienst van Microsoft geïntegreerd met Office 365

Microsoft Team is een online chatdienst van Microsoft met ruim 13 miljoen actieve gebruikers per dag een geduchte concurrent van Slack (10 miljoen gebruikers per dag). Teams is geïntegreerd met Microsoft Office 365 programma’s zoals Word, Excel en Powerpoint maar heeft ook een SharePoint wat het delen van documenten erg makkelijk maakt. Teams heeft Skype for Business vervangen, waar alle features van Skype for Business aan de functionaliteiten van Teams zijn toegevoegd (videobellen, vergaderen en chatten). Ook is het eenvoudig om externen toe te voegen aan een team. 

Teamviewer: Samenwerkingstool voor online conferenties en scherm delen

Teamviewer biedt audio- en video-oplossingen voor online conference calls. Je kunt eenvoudig en moeiteloos scherm delen, ook tijdens vergaderingen, demo’s of presentaties geven. Er is een whiteboard functie om standpunten tijdens vergaderingen duidelijk te maken. Teamviewer maakt gebruik van betaalde abonnementen. 

Google Hangouts: Samenwerkingstool voor live videogesprekken en scherm delen

Met Google Hangouts is het eenvoudig en goedkoop om live videogesprekken te voeren om zo belangrijke zaken te bespreken of werkinstructies uit te leggen. Ideaal als je met verschillende personen op diverse locaties wereldwijd wil samenwerken. Met een Google Account kun je snel, gratis en direct aan de slag. Je kunt met maximaal 10 personen vergaderen.

Zoom meetings: videoconferencing in de cloud

Ook Zoom meeting biedt ongeveer dezelfde functionaliteiten als Google Hangouts en Teamviewer waar via de cloud eenvoudig videoconferencing kan plaatsvinden, met groep chat en document sharing en heeft een gratis versie. 

Google Drive: documenten opslaan in de cloud, gezamenlijk delen en bewerken

Als je een Google Account hebt kun je gebruik gratis maken van Google Drive waar je documenten in de cloud kunt opslaan, bestanden kunt delen en samen aan bestanden kunt werken  / wijzigen aanbrengen. Elke Google-account heeft 15 GB gratis opslagruimte die wordt gedeeld door Google Drive, Gmail en Google Foto’s. Als je meer opslagruimte nodig hebt, dan kun je betaald upgraden naar Google One. In Google Drive kun je diverse bestanden maken; Google Docs (Microsoft Word), Google Spreadsheets (Microsoft Excel), Google Forms (formulieren om enquêtes af te nemen) en Google Presentaties (Microsoft Powerpoint). 

WeTransfer: Gratis tool waarmee je documenten met veel MB’s kunt versturen

WeTransfer is super handig als je documenten, foto’s, video’s of muziek wilt versturen die je niet via de mail kunt versturen omdat deze te veel MB’s hebben. Het kan bijvoorbeeld dat jij zelf wel meer dan 10 MB via de mail mag versturen maar je ontvangen maar tot 5 MB kan ontvangen. Per keer kun je meer dan 2 GB uploaden. 

Dropbox: gratis clouddienst voor het online opslaan van bestanden

Met Dropbox Basis kun je gratis documenten in de cloud opslaan en eenvoudig foto’s, video’s en documenten delen. Ook is het mogelijk om dropbox-mappen te delen met meerdere mensen.  Met de Dropbox Basic versie is de opslagruimte tot 2 GB. Er zijn ook betaalde abonnementen van 2 TB opslag of meer. 

Microsoft Onedrive: online opslagdienst

Microsoft Onedrive is een soortgelijke dienst als Dropbox en bij Onedrive krijg je een beperkte gratis opslagruimte van 5 GB. 

PerfectView: CRM ook voor startende ondernemer betaalbaar

PerfectView is een Nederlandse organisatie die ook voor kleinere teams en ondernemers een CRM pakket heeft die schaalbaar en betaalbaar is. De eerste vijf gebruikers betalen €12,50 per persoon per maand voor alle functionaliteiten. 

Pipedrive: CRM tool voor sales om leads en deals te volgen

De CRM tool van Pipedrive is duidelijk en simpel in gebruik met focus op de sales pipeline en het verkoopproces voor ‘deals’. Daarnaast kun je al de verkoopgesprekken op één plek beheren en bekijken wie jouw mails heeft geopend. Vanaf €12,50 per persoon per maand. 

Salesforce: CRM met mogelijkheden om een geïntegreerd platform in te zetten

Salesforce is een wereldwijd bekende CRM oplossing voor sales automatisering met een breed scala aan cloud gebaseerde tools. Het belangrijkste voordeel van Salesforce is dat het een geïntegreerd platform biedt voor marketing, customer service, sales, community’s, apps en meer. Salesforce is vooral gericht op grote bedrijven, maar is ook heel goed geschikt voor de bovenkant van het MKB, vanwege de wens om meer functionaliteiten. 

Microsoft Dynamics 365: CRM ontwikkeld door Microsoft

Het CRM pakket van Microsoft is geschikt voor het MKB vanwege de korte en voorspelbare implementatietijd, het is eenvoudig en snel aanpasbaar en een handige Outlook, Word en Excel integratie. Daarnaast betaal je per gebruiker per maand.

Capsule CRM: CRM voor MKB met optie gratis gebruik

De CRM module van Capsule biedt verschillende functionaliteiten om Google Apps, Mailchimp en andere tools en software pakken die het MKB gebruikt te migreren. Erg handig dus. De CRM is gratis uit te proberen (2 gebruikers en 250 contacten). Betaalde abonnementen zijn beschikbaar vanaf £12 per maand. 

Carerix: CRM voor detacheringsbureau

Carerix biedt CRM software voor detacheringsbureaus. Met een intuïtieve interface en aanpasbaar aan bedrijfsprocessen. 

Dashlane: bewaar belangrijke en persoonlijke gegevens op één plek

Via Dashlane kun je belangrijke wachtwoorden en persoonlijke gegevens veilig opslaan. Deze password manager is een wachtwoord generator, wachtwoordkluis en automatisch wachtwoord invuller in een. Je zal je wachtwoord niet meer vergeten, verliezen of erger gehackt worden. Alle wachtwoorden zijn met Dashlane encrypted en dus perfect beveiligd. 

Facebook Business Manager: handige tool om Facebook met meerderen te beheren

Met de Business Manager van Facebook kun je met meerdere personen eenvoudig advertentieaccounts of Facebook Pagina’s beheren. Verschillende accounts en pagina’s kunnen gekoppeld worden waardoor je rollen kunt toewijzen aan personen, partners of bureaus. Zo houd je eenvoudig het overzicht wie aan welke opdracht werkt. 

Hootsuite: ideaal om social media platformen mee te managen en te analyseren

Met Hootsuite kun je verschillende social media platformen beheren, monitoren en analyseren. Ook kun je via de tool de berichten per kanaal eenvoudig inplannen. Hootsuite heeft 3 pakketten, een gratis versie en 2 betaalde versies. Met de gratis variant mag je 3 social media platformen integreren en kunnen berichten worden ingepland. Voor kleinere ondernemers is dit vaak voldoende. 

Klantcontact systemen waar onze VA’s mee bekend zijn 

Onze Virtuele Assistenten beantwoorden telefoontjes, mails, chats en whatsapps voor klanten. Dit doen wij in verschillende klantcontact systemen. Voor telefonie gebruiken we hiervoor onze eigen callcenter applicatie voor (Contact Center Live). Het telefoonnummer van de klant wordt dan doorgezet naar Contact Center Live, waardoor onze agents in de applicatie zien als er gebeld wordt voor de betreffende onderneming. Ook kunnen onze agents met deze applicatie uitbellen. Met welke klantcontact systemen werken wij zoal? Hieronder een overzicht!

Contact Center Live: Saas callcenter applicatie gehost vanuit Amsterdam

Onze Virtuele Assistenten maken voor telefonie gebruik van de moderne callcenter applicatie Contact Center Live (CCL). Dit callcenter systeem heeft alle functionaliteit van een een modern callcenter systeem zoals welkomstboodschap, IVR (toets 1 voor, toets 2 voor etc.), terugbel mogelijkheid, doorschakelen (warm en koud) en rapportages. 

I AM: met een interface chatten, bellen, vergaderen op elk apparaat

Met I AM kun je bellen, chatten en vergaderen op elk apparaat. Er wordt gewerkt met vaste en mobiele nummers, geïntegreerd met de telefooncentrale. 

Zendesk: gebruiksvriendelijke klantenservice software die meegroeit met je bedrijf

Met Zendesk kun je diverse klantcontact kanalen toepassen zoals chat, telefonie en email/ticketing. Het biedt gebruiksvriendelijke en overzichtelijke software voor het beantwoorden van klantvragen en CRM tooling. Zowel voor MKB als Corporates. 

Omnidesk: alle klantenservice kanalen bedienen middels één tool

Met Omnidesk kun je verschillenden klantcontact kanalen zoals chat, whatsapp, telefonie en email/ticketing  bedienen middels één tool. Gemakkelijk en eenvoudig toepasbaar en ideaal voor thuiswerken. 

Robin: alle klantdata en vragen snel en overzichtelijk bij de hand

Robin geeft een gebruiksvriendelijke interface waardoor alle klantcontactkanalen in een overzicht gemakkelijk te gebruiken zijn. In de tool is bestelgeschiedenis bijvoorbeeld snel bij de hand waardoor de klanten efficiënt geholpen kunnen worden. 

Livecom, Live Helper Chat, Cobrowser en andere chatsystemen

Onze Virtuele Assistenten zijn gewend om met verschillende klantcontactkanalen te werken, zo ook met chat. We werken vaak met het chatsysteem van de klant, zoals Livecom en Live Helper Chat. 

Financiële software systemen voor boekhouding en Jaarrekeningen

Onze Virtuele Assistenten assisteren bij eenvoudige administratieve taken, zoals het verwerken van binnenkomende  factureren en het inboeken ervan. Of het controleren van bankafschriften en het klaarzetten van betalingen. Voor complexere financiële administratie kunnen Alembo medewerkers van de afdeling boekhouding diverse werkzaamheden oppakken. Van het verwerken van financiële mutaties (boekhouding) tot het controleren van de administratie en het opstellen van Jaarrekeningen (ass. accountancy). 

Wij zijn bekend met de volgende financiële systemen: 

  • AccountView: Boekhoudsysteem (handmatig verwerken van facturen en betalingen)
  • Twinfield: online boekhoudsysteem (verwerken van bankafschriften, correctieboekingen, rapportages, ICP aangiftes etc)
  • Exact Online: online boekhoudsysteem (verwerken van bankafschriften, correctieboekingen, rapportages etc)
  • Reeleezee: online boekhoudsysteem (verwerken van bankafschriften, correctieboekingen, rapportages, ICP aangiftes etc)
  • e-Boekhouden: online boekhoudsysteem (verwerken van bankafschriften, correctieboekingen, rapportages, ICP aangiftes etc)
  • Moneybird: administratie verwerken 
  • FDS (Unit4 Financial Data Suite): Software voor het samenstellen van jaarrekening, het uitvoeren van de werkprogramma
  • Unit4 Audition: Jaarrekening samenstellen/Rapportage tool
  • Snelstart: Factuur en boekhoudprogramma
  • AFAS: Doen van fiscale aangiftes
  • Infine: Samenstellen Jaarrekeningen en Jaarrapporten
  • Visma Severa: Urenregistratie, projectadministratie
  • Karbon: uitgaande e-mail, acties en taken gekoppeld aan een inkomende e-mail, archief van alle mailwisseling met de klant

 

Meer weten wat een Virtuele Assistent jou kan bieden? Neem contact met ons op of download onze Whitepaper!