Veel voorkomende vragen over Virtuele Assistenten

Veelgestelde vragen Virtuele Assistenten

Veel voorkomende vragen over Virtuele Assistenten

Wanneer je bedrijf zó goed loopt dat je tijd tekort hebt, kan een virtuele assistent (VA) veel ondersteuning bieden. Maar wat is een VA? Wat moet je weten over deze externe assistent en hun werkwijze? In dit artikel beantwoorden wij deze en andere veelgestelde vragen!

Wat is een VA?

VA is een afkorting voor Virtueel Assistent. Dit een professional die jou op afstand ondersteunt bij een diversiteit aan werkzaamheden, dit kan zowel op zakelijk als privé gebied zijn. In de jaren 90 kwam de ‘virtuele assistent’ voor bedrijven op gang. Voor een paar dollar per uur was het al mogelijk om een VA vanuit de Filippijnen in te huren. Denk aan bedrijven als AskSunday die inspeelde op de toenemende trend van het plaats onafhankelijk werken met een Virtueel Assistent die 24/7 voor jou bereikbaar is. Ook vanuit de US is het inzetten van een VA eerder op gang gekomen dan in Nederland.  De trend van het efficiënt inzetten van personeel op afstand is vanuit Amerika overgewaaid naar Europa. We zien in Nederland ook een toename van bedrijven zoals VAZZ, zoals Moneypenny of diverse eenpitters die virtuele assistentie diensten aanbieden.

Wat kan een virtueel assistent voor mij doen?

Virtuele assistenten kunnen vrijwel alle werkzaamheden overnemen die jou teveel tijd kosten, terugkerend zijn, of waar jij jij niet zo veel verstand van hebt. In het algemeen worden VA’s ingehuurd voor zakelijke taken, maar ook op privé gebied kun je zaken uitbesteden aan virtuele assistenten.

Via VAZZ kunnen assistenten worden ingehuurd voor:

  • Klantenservice en berichten beantwoorden (telefoon: inbound en outbound, e-mail, chat, WhatsApp)
  • Social media plaatsen en inplannen van berichten of beantwoorden
  • Contentbeheer: het plaatsen van blogs, artikelen of producten in jouw CMS; of webteksten schrijven
  • Secretarieel: het inplannen van afspraken, telefoon opnemen, kantoorartikelen bestellen, CRM opschonen, tickets boeken, relatiegeschenken uitzoeken
  • Administratie: het doen van de boekhouding, controleren van facturen, loonadministratie of betalingen doen
  • Data verwerking: prospectlijsten aanvullen met naw gegevens, uitwerken bandopnames / transcriptie
  • Projectmanagement: het uitwerken van werklijsten, maken van planningen en rapportages/PowerPoint
  • Marketing support: het versturen van nieuwsbrieven, events of nieuwsberichten inplannen via social media
  • Sales support: LinkedIn berichten sturen, concurrentie analyse, online research / klanttevredenheidsonderzoek
  • Organiseren: het opvolgen van emails en organiseren en plannen van cursussen
  • Privé support: online boodschappen doen, uitzoek werk vakantiebestemming, regelzaken voor de kinderen

En nog veel meer. Kijk voor in deze blog voor meer inspiratie wat een VA voor je kan betekenen.

Wat is de werkwijze van VAZZ, hoe gaan we van start?  

  1. Bij samenwerken met een persoonlijke assistent is een goede klik belangrijk. Daarom is de eerste stap in het proces een kennismaking. Via GoogleHangouts of een andere online vergadertool leren jij en de virtuele assistent elkaar kennen en nemen jullie samen de instructies en werkwijze door. Vooraf selecteert VAZZ op basis van jouw wensen de persoonlijke assistent die het beste matcht en ook beschikbaar is. Op deze manier weten beide partijen wat ze van elkaar kunnen verwachten, en of deze samenwerking goed lijkt te passen. Tijdens de kennismaking wordt ook bepaald hoe er het liefst met elkaar gecommuniceerd wordt. Dit kan bijvoorbeeld via Slack, WhatsApp of andere platformen zoals email of Microsoft Teams etc. 
  2. Voordat we van start kunnen met inwerken worden de randvoorwaarden ingeregeld om te kunnen starten. Denk aan het aanmaken van een emailadres, of als de VA de telefoon moet aannemen, het koppelen van jouw telefoonnummer naar onze telefooncentrale, het toegang geven aan applicaties die benaderd moeten worden etc.
  3. Na de kennismaking en het inregelen van de randvoorwaarden, volgt een periode van inwerken op afstand. Je kunt een werkinstructie op papier maken, via schermopname of trainingen online geven. Dit is afhankelijk van wat je al beschikbaar hebt en de complexiteit van de taken. Vaak starten we eerst met de wat eenvoudigere taken en bouwen we deze uit wanneer de VA bekend is met jouw bedrijf en de activiteiten. Om jouw persoonlijke assistent zo goed mogelijk bekend te maken met jouw bedrijf en klanten, zul je in eerste instantie wekelijks in contact zijn met elkaar. Dit lijkt veel, maar is noodzakelijk om het werk kwalitatief goed te laten doen, en het uiteindelijk als vanzelf te laten gaan. Eigenlijk is jouw assistent net een interne werknemer waarbij een goede ‘onboarding’ belangrijk is.  Vaak kan een VA, vanwege zijn of haar achtergrond en ervaring, al heel snel voor je aan de slag.
  4. De assistent kan na de inwerkperiode zelfstandig aan de slag. Samen bepalen jullie hoe vaak er contactmomenten zijn ivm overleg of het op de hoogte houden van de voortgang. Na een maand vindt er een evaluatie plaats om terug te kijken hoe het gegaan is en of er verbeterpunten zijn en hoe we dit oppakken. Bevalt het na een maand toch niet? Dan kun je het abonnement direct opzeggen. Na een maand samenwerken, gaat een opzegtermijn van 1 maand inwerking.

 

Krijg ik een vaste persoonlijke assistent?

Je krijgt 1 vaste Virtuele Assistent die de taken voor jou oppakt en met wie je direct contact hebt. Diegene voert de werkzaamheden voor jou uit en beantwoordt eventuele vragen. Hierdoor bouw je samen een sterke relatie op, voor een langdurige samenwerking. Het team van VAZZ bestaat momenteel uit 9 persoonlijke assistentes. Mocht je behoefte hebben aan uitbreiding en ander type taken waar een andere VA in gespecialiseerd is, dan kan hij of zij ook voor jou aan de slag gaan. Je communiceert echter met je vaste VA om zo gemakkelijk 1 single point of contact te hebben. Daarnaast zorgen wij er ook voor dat ook andere VA’s het werk dat jouw vaste virtuele assistent voor jou doet kan overnemen. Zo ben je er altijd op gerust dat bij ziekte of verlof van jouw vaste assistent het werk gewoon doorgaat. 

Wat gebeuren er met mijn uren als ik minder heb gebruikt dan mijn abonnement?

Onderdeel van de Vazz dienstverlening is dat maximaal het aantal abonnementsuren, dat niet zijn gebruikt, kunnen worden meegenomen naar de volgende maand. Dit betekent dat indien er bijvoorbeeld 5 uur van je 10 uur-abonnement niet zijn verbruikt, de volgende maand 15 uren beschikbaar zijn binnen het abonnement. Maximaal kunnen er derhalve 10 uren worden meegenomen, zodat de maand erop 20 uren beschikbaar zijn.

Hoe veilig is de data die ik met jullie deel?

Jouw data is veilig bij ons. VAZZ is onderdeel van Alembo en wij verwerken voor veel van onze klanten persoonsgegevens die vallen onder de AVG. Uiteraard werkt VAZZ volledig conform de richtlijnen beschreven in de AVG. Voor iedere opdracht waarbij privacy gerelateerde informatie wordt verwerkt, stelt VAZZ een verwerkersovereenkomst op basis van het Europees standaard model op. In deze whitepaper wordt beschreven hoe wij privacy gevoelige informatie verwerken conform de AVG. Bij het delen van wachtwoorden voor applicaties gaan wij hier ivm onze security regelgeving strikt mee om en worden deze inloggegevens bewaard in een password applicatie. Daarnaast zijn wij ISO 9001 gecertificeerd en werken wij conform deze geldende processen.

Hoe flexibel zijn jullie met op en afschalen in uren?

Wij zijn zeer flexibel. Omdat we een team hebben van 9 virtuele assistenten en ons moederbedrijf (Alembo) meer dan 300 medewerkers in dienst heeft, kunnen we snel en gewenst uitbreiden en opschalen. Uiteraard in overleg. Soms kan jouw vaste VA meer uren voor jou werken, soms komt er een tweede assistent bij. Want het kan zijn dat jouw vaste VA al ‘vol’ zit omdat hij of zij ook voor andere klanten werkt. Uiteraard kijken we graag samen met jou naar de meest passende oplossing. Andersom kunnen we ook omlaag in uren als het even wat minder druk is en je dus ook minder werk voor je virtuele assistent hebt. VAZZ heeft abonnementen van 10, 20 of 40 uur per maand, meer uren afnemen is ook mogelijk. Vraag gerust naar de mogelijkheden.

Kan ik een Persoonlijke Assistent ook een maand uitproberen?

Dat kan zeker. Ben je enthousiast geworden over het inhuren van een VA? Probeer het eens uit! Bij VAZZ plannen we een vrijblijvende kennismaking, en is de eerste maand van de samenwerking een pilot, zodat je na deze maand kunt beslissen direct te stoppen of toch door te gaan. Stuur ons een bericht, dan spreken we jou graag snel!