Virtuele Assistent Sue-Ann vertelt over haar werk

Sue-Ann vertelt over haar werk als Virtueel Assistent

Virtuele Assistent Sue-Ann vertelt over haar werk

Een virtueel assistent inhuren voor arbeidsintensieve werkzaamheden kan dé oplossing zijn om snel en toch overzichtelijk te groeien. Hoe is het om te werken als virtuele assistent en wat zijn de uitdagingen in het samenwerken op afstand? We interviewden onze virtuele assistent op Sue-Ann.

Kun je wat over jezelf vertellen?

Ik ben 26 jaar en heb HBO Management Accounting gestudeerd. Naast mijn werk als virtueel assistent, ben ik gestart met een nieuwe studie Fysiotherapie. Afwisseling in mijn werk vind ik ontzettend belangrijk omdat ik mezelf hierdoor blijf uitdagen en ontwikkelen. Anderen zien mij als behulpzaam, analytisch, nauwkeurig en creatief. De feedback die ik van klanten krijg is dat ik zeer nauwkeurig en gestructureerd werk en kundig overkom.

Wat doe je allemaal als Virtueel Assistent?

Ik ben dagelijks met veel verschillende taken bezig voor verschillende klanten. Denk aan het oppakken van backoffice taken, content in CMS plaatsen, het beantwoorden van emails en telefoontjes en agendabeheer. Als VA ben je eigenlijk een alleskunner en specialiseer je je in taken waar je affiniteit mee hebt of voor hebt gestudeerd. Onze virtuele assistentes zijn ook beschikbaar voor boekhouding, loonadministratie, kantoorbestellingen en nog veel meer.

Wat is uitdagend in je werk als VA?

Het meest uitdagende is de afwisseling in taken en het schakelen tussen de projecten. Dit vergt namelijk focus, goed kunnen plannen en prioriteiten stellen. Ik verveel me eigenlijk nooit als VA en dat maakt het werk zo leuk en uitdagend. Ieder project heeft weer andere uitdagingen, of applicaties waardoor ik telkens weer bijleer en blijf ontwikkelen. Timemanagement en goed blijven communiceren met de klant is de kern voor het succesvol uitvoeren van de taken.

Hoe ziet jouw werkdag eruit?

Ik start mijn dag met een inventarisatie: wat staat er vandaag op het programma qua werk en welke taken voor welke klanten hebben de hoogste prioriteit? Sommige taken hebben deadlines en die wil ik binnen de gewenste tijdsduur afhebben. Het goed plannen van mijn taken is dus van groot belang. Ik werk ook in verschillende applicaties en systemen dus is het belangrijk om dit op tijd op te starten en bij veranderingen snel onder de knie te hebben.

Hoe is het om in het team van Virtuele Assistentes te werken?

Ons team bestaat nu uit 9 VA’s, allemaal ambitieuze dames. We zijn een sterk team.  We communiceren nu i.v.m. de coronamaatregelen online. Om de twee weken hebben we een team meeting en bespreken we bijzonderheden en klantopdrachten. De gaat veel veelal via Google Meet, Zoom, Slack, WhatsApp of telefonisch. Daarnaast hebben we teambuilding activiteiten die altijd leuk zijn.

Samenwerken op afstand is onderdeel van je werk, hoe is dat voor jou? 

Het is belangrijk dat de communicatie open is en dat er duidelijke afspraken zijn. Als een klant op afstand is, kan ik niet even langslopen om wat te vragen. Als er onduidelijkheden zijn is het daarom prettig als ik snel een reactie krijg op vragen. Gelukkig zijn veel ondernemers erg snel in het beantwoorden van vragen, als dat nu via Slack of bv. WhatsApp is. Bij wat complexere taken is het houden van videocalls ideaal. Want dan kunnen we scherm delen voor het verduidelijken van de werkzaamheden. Ik maak vaak ook screenshots of neem de video’s op. 

Waarom kiezen ondernemers voor een VA in plaats van een assistent op kantoor?

Er zijn verschillende redenen denk ik. Gemak, het niet willen aannemen van personeel en flexibiliteit. Een virtuele assistent is slechts een berichtje van hen verwijderd. Zodra een virtuele assistent is ingewerkt kan de snel dagelijkse taken zelfstandig oppakken en dringende zaken verwerken. Je hoeft als ondernemer geen werkplek te regelen of je zorgen te maken als je assistent ziek is, want via VAZZ is er altijd een back-up. Daarnaast is de tariefstelling interessanter. 

Welke tip wil je meegeven als iemand overweegt om een Virtueel Assistent in te huren?

Ik raad aan om de instructies zo goed mogelijk vast te leggen zodat het inwerken vlot verloopt. Dit bespaart aanzienlijk tijd en je VA kan dan sneller meters maken. En de assistent hoeft bij gebrekkige werkinstructies niet continu te vragen als er onduidelijkheden zijn. Dit kan in de vorm van een werkinstructie op papier of instructievideo. Daarnaast is het online bereikbaar zijn en snel reageren op vragen zeer prettig zodat de taken dan vlot verlopen.

Een VA inhuren voor jouw bedrijf?

Heb je interesse in het inhuren van een virtueel assistent? Neem gerust contact met ons op. We spreken graag de mogelijkheden zodat we snel voor je aan de slag kunnen.